Publikacje prasowe

Kiedy na fakturze wpisujemy nowy adres

Datą zmiany adresu na fakturze VAT jest faktyczna zmiana adresu spółki. Fiskus zgadza się jednak, że jest nią również moment wydania postanowienia przez sąd rejestrowy

Jeden z naszych czytelników miał wątpliwości. 2 stycznia 2009 r. spółka zmieniła swój dotychczasowy adres. Zmianę zgłosiła do sądu rejestrowego. Wpis do KRS nastąpił 21 stycznia. W okresie pomiędzy 2 a 21 spółka wystawiła i otrzymała sporo faktur. Zastanawiał się, czy naraża się na negatywne konsekwencje w związku z wystawieniem faktur zawierających jej nieaktualny adres. Pytał również, czy ma prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony wynikający z faktury zawierającej nieaktualny adres spółki.

Odpowiedź na tak postawione pytanie wymaga uprzedniego rozstrzygnięcia, który z adresów Spółka powinna umieszczać na fakturach (lub powinien być umieszczany na fakturach wystawionych przez jej kontrahentów) w okresie pomiędzy 02 stycznia a 14 stycznia br.

Zgodnie z brzmieniem 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług podatnicy obowiązani są wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę podatku i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Szczegółowe dane faktury zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. W § 5 ust. 1 wśród danych składających się na treść faktury znajdują się m.in. nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.

Jak zatem wynika z cytowanych przepisów ustawodawca nie uregulował w sposób wyraźny kwestii momentu jak również skutków błędnego posługiwania się przez podatników adresami w przypadku ich zmiany.

W związku z powyższym należy, jak się wydaje, przyjąć, że podstawowe znaczenie dla ustalenia właściwego adresu spółki na fakturze VAT będzie miał dzień faktycznej zmiany adresu. Orzeczenie sądu rejestrowego jak również zgłoszenie powyższego faktu do organu podatkowego (NIP – 2) mają bowiem skutek deklaratywny, potwierdzają jedynie okoliczność zmiany adresu spółki, która już de facto nastąpiła w przeszłości. Brak odmiennych postanowień w tym zakresie na gruncie prawa podatkowego każą przyjąć, że moment zmiany adresu, pod którym jest prowadzona działalność gospodarcza wpływa m.in. na obowiązek zmiany danych spółki uwidacznianych na fakturze VAT. Analogiczną zasadę należy, moim zdaniem stosować do faktur wystawianych przez jej kontrahentów. Z dniem przeprowadzki winni oni dokumentować czynności podlegające opodatkowaniu z uwzględnieniem nowego adresu odbiorcy. Dlatego niezmiernie ważne jest stosunkowo szybkie powiadomienie tych wszystkich partnerów, którzy mogą w najbliższym czasie wystawią fakturę VAT.

Pogląd ten podzielają zasadniczo organy podatkowe. Pomimo że w większości stanowią, że datą zmiany adresu na fakturze VAT jest faktyczna zmiana adresu spółki (np. postanowienie Pierwszego Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź – Bałuty z dnia 20 października 2006 roku I USB III/436/49/2006/BR), można jednak spotkać się ze stanowiskiem, że dniem tym będzie moment wydania postanowienia przez sąd rejestrowy, gdyż dopiero wtedy spółka dysponuje dokumentami potwierdzającymi taką zmianę. Jednakże co niezmiernie istotne organy podatkowe, wobec braku jednoznacznych regulacji prezentują, jak dotychczas, ostatecznie stanowisko niezmiernie liberalne, dopuszczając jako zgodne z prawem, oba powyższe rozwiązania.

Równocześnie należy podnieść, że uwzględnienie na fakturze „starego” lub w przypadku zaaprobowania drugiego z zacytowanych powyżej poglądów przedwcześnie „nowego” adresu spółki nie może także powodować ewentualnej odpowiedzialności karno-skarbowej osoby upoważnionej do wystawiania faktur. Pomimo, że przepisy kodeksu karno – skarbowego przewidują sankcję z tytułu nierzetelnego ich wystawienia to jednak brak społecznej szkodliwości czynu przesądza o wyłączeniu ewentualnej odpowiedzialności.

Odnosząc się do drugiego problemu, tj. wpływu możliwego błędu w zakresie adresu podatnika na którego jest wystawiana faktura VAT na jego prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT wydaje się, że okoliczność ta nie powinna prawa tego ograniczyć.

Adres nie należy bowiem do tych elementów faktury, które przesądzać mogą o pozbawieniu podatnika tego uprawnienia. Należy bowiem podkreślić, że elementy jakie winna zawierać faktura wskazuje zarówno tekst ustawy jak i cytowanego rozporządzenia. W przypadku Ustawy jest to data dokonania sprzedaży, cena jednostkowa bez podatku, podstawa opodatkowania, stawka podatku i kwota podatku, kwota należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Rozporządzenie zawiera katalog znacznie szerszy. Oprócz w/w danych wymienione są tam adres sprzedawcy oraz nabywcy. Wydaje się, że skoro pewne elementy faktury zostały określone równocześnie w ustawie oraz rozporządzeniu do tej ustawy to ustawodawca przypisał tym pierwszym znaczenie pierwszorzędne. Tym samym rozszerzenie wymogów w rozporządzeniu Ministra Finansów o ile dotyczy innych wymogów niż ustawowe ma znaczenie pomocnicze, (np. wpływa na usprawnienie procesu kontroli podatkowej); w żadnym wypadku nie stanowi jednak wprowadzenia nowych materialno – prawnych wymogów faktury VAT. Do podobnych wniosków doszedł Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z dnia 22 września 1995 roku, sygn. akt. SA/Wr/33/95).

Po drugie należy zauważyć, że jedyną możliwością zweryfikowania ewentualnie błędnego adresu daje § 15 ust. 1 rozporządzenia. Przepis ten w przypadku pomyłki wiążącej się z oznaczeniem sprzedawcy, nabywcy lub oznaczeniem towaru daje uprawnienie odbiorcy takiej faktury do wystawienia noty korygującej. Wystawienie takiego dokumentu nie jest jednak obowiązkiem uzależniającym prawo podatnika do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Przepis ten wyraźnie bowiem stanowi, że nabywca może wystawić notę korygującą w razie stwierdzenia określonych pomyłek w fakturze. Notą korygującą weryfikuje się zatem błędy formalne faktury, których brak i tak nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury dotkniętej taką wadliwością. Stanowisko takie sformułował m.in. Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego (pismo z dnia 06 kwietnia 2004 roku PP-2/443/3/04/AK).

Podsumowując, zmiana adresu wykonywanej działalności skutkuje m.in. zmianą adresu podatnika na fakturach VAT. Pomimo stosunkowo niewielkiego ryzyka związanego z zakwestionowaniem przez organy podatkowe prawidłowości jej wystawienia za okres pomiędzy dniem faktycznej zmiany siedziby a zgłoszeniem tej zmiany do rejestru rozważyć należy, jak sugeruje zresztą Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa – Wola (pismo z dnia 22 września 2006 roku US 40/VAT/1730/2006 ADB) „aby wystawione i otrzymane dokumenty nie budziły żadnych wątpliwości – do dnia otrzymania stosownego postanowienia sądu rejestrowego o dokonaniu zmiany siedziby spółka może wskazywać na fakturach oba adresy – obecny oraz poprzedni”

Michał Grzywacz
Radca prawny, wspólnik w Kancelarii Grzywacz-Zawada s.c. w Warszawie